Wenn beim Aufräumen der SaaS-Abos das Wiki an die Reihe kommt, stehen am Ende fast immer dieselben zwei Kandidaten auf dem Zettel: Outline und Docmost. Beide decken ab, wofür Teams Notion oder Confluence nutzen — Dokumentation, Wissensdatenbank, gemeinsames Schreiben —, beide laufen auf eigener Infrastruktur. Die Kurzfassung der Entscheidung: Outline ist das reifere Produkt mit dem schöneren Editor und den größeren Betriebsvoraussetzungen; Docmost ist jünger und genügsamer — und lizenzrechtlich die sauberere Open-Source-Wahl.
Zwei Werkzeuge, zwei Charaktere
Outline gibt es seit Jahren, und das merkt man dem Produkt an: ein schneller, aufgeräumter Markdown-Editor, verschachtelte Sammlungen, starke Suche, saubere Integrationen. Es ist das Wiki, bei dem Notion-Umsteiger am wenigsten vermissen. Zwei Eigenheiten muss man kennen. Erstens der Login: Outline bringt keine eigene Benutzerverwaltung mit, sondern verlangt einen externen Identitätsanbieter — OIDC, also etwa Keycloak oder Authentik. Zweitens die Lizenz: Outline steht unter der Business Source License, der Code ist einsehbar und Selbsthosting erlaubt, aber OSI-Open-Source ist das nicht.
Docmost ist der jüngere Herausforderer und macht vieles bewusst einfacher: eingebaute Benutzerkonten, Postgres plus Redis, fertig. Der Editor arbeitet in Echtzeit kollaborativ, Inhalte ordnen sich in Spaces, Kommentare und Berechtigungen sind an Bord. Die Community-Version ist AGPL-lizenziert — echtes Open Source. Dafür ist das Produkt sichtbar jünger: kleinere Community, kürzere Integrationsliste — und gelegentlich fehlt ein Komfortdetail, das Outline längst hat.
| Outline | Docmost | |
|---|---|---|
| Reife | mehrere Jahre produktiv | jünger, entwickelt sich schnell |
| Editor | Markdown, sehr poliert | Echtzeit-Kollaboration, solide |
| Login | nur extern (OIDC/SSO) | eingebaut, SSO möglich |
| Infrastruktur | Postgres, Redis, S3-Speicher | Postgres, Redis |
| Lizenz | Business Source License | AGPL (Community) |
| Import | Notion-/Confluence-Exporte | Notion-/Confluence-Exporte |
Und was ist mit XWiki, BookStack und Wiki.js?
Die gibt es, und zwei davon sind für bestimmte Fälle die bessere Wahl — nur eben nicht für das Notion-Gefühl, um das es hier geht.
XWiki ist die Confluence-Klasse unter den Open-Source-Wikis: Java, LGPL-lizenziert, strukturierte Daten, Makros, feingranulare Rechte, dazu ein ordentlicher Confluence-Migrationspfad. Wer diese Komplexität wirklich braucht — Formulare im Wiki, eigene kleine Anwendungen, Rechte bis auf Absatzebene —, bekommt sie nirgendwo sonst in dieser Tiefe. Für ein normales Firmenwiki ist das zu viel Maschine, und die Java-Instanz will spürbar mehr Ressourcen als alles andere in diesem Vergleich.
BookStack geht den entgegengesetzten Weg: PHP, MIT-Lizenz, eingebaute Konten, und die Struktur ist fest vorgegeben — Regale, Bücher, Kapitel, Seiten. Das klingt nach Einschränkung und ist genau die Stärke: Für Handbücher, IT-Dokumentation und alles, was geordnet bleiben soll, ist BookStack oft die vernünftigste und pflegeleichteste Wahl. Frei verschachtelte Workspaces wie in Notion darf man nicht erwarten.
Wiki.js sieht gut aus und kann viele Login-Verfahren, aber die ehrliche Lage ist: Version 2 ist eingefroren und bekommt nur noch Pflege, Version 3 ist seit Jahren angekündigt und hat keinen Termin. Für einen Neustart heute schwer zu empfehlen — ein Wiki wechselt man nicht gern zweimal.
Deshalb bleibt die Kurzliste für den Notion-Ersatz bei Outline und Docmost. XWiki und BookStack sind keine schlechteren Werkzeuge, sie beantworten andere Fragen.
Die Login-Frage entscheidet öfter als der Editor
So unscheinbar sie klingt: Die Anforderung eines externen Identitätsanbieters sortiert die meisten Projekte. Wer ohnehin einen Open-Source-Stack mit zentralem Login betreibt — Keycloak oder Authentik laufen dort meist schon —, bekommt mit Outline das reifere Wiki praktisch ohne Zusatzaufwand, und Single Sign-on über alle Werkzeuge ist ohnehin der bessere Zustand. Wer dagegen nur ein Wiki will und sonst nichts, fängt mit Outline gleich zwei Dienste an — dann ist Docmost der vernünftigere Start, und der zentrale Login kann später immer noch kommen.
Betrieb und Migration, realistisch geplant
Beide Systeme sind gewöhnliche Container-Anwendungen — für Self-Hosting gebaut, nicht nachträglich dafür zurechtgebogen — und damit betriebsfreundlich: Backups der Datenbank (bei Outline auch des S3-Speichers), Updates, Monitoring, die übliche Sorgfalt, an der Wiki-Projekte tatsächlich scheitern. Beim Import aus Notion oder Confluence kommen Texte und Struktur erfahrungsgemäß gut an; Handarbeit bleibt bei Datenbank-Ansichten, Makros und Berechtigungen. Ein Wochenende pro Wissensbasis ist eine ehrliche Planungsgröße — und deutlich billiger als ein weiteres Jahr Abo. Wer Instanz, Login und Migration nicht selbst stemmen will, bekommt das Paket als gemanagten Betrieb.
Ihr wollt euer Firmenwissen aus dem Abo holen und sucht die passende Wiki-Basis? Schreib mir — nach einem kurzen Blick auf euren Stack ist die Outline-oder-Docmost-Frage meist in einer Stunde entschieden.