Für praktisch jedes SaaS-Werkzeug im Büroalltag gibt es eine Open-Source-Alternative, die ihr selbst betreiben könnt: Nextcloud Talk oder Matrix statt Teams, OpenProject oder Plane statt Jira, Outline oder Docmost statt Notion, dazu Mattermost statt Slack und RustDesk statt TeamViewer. Die interessante Frage ist eine andere — welche Wechsel sind den Aufwand wert, und wer kümmert sich hinterher um den Betrieb?
Warum sich die Frage überhaupt stellt
Meistens beginnt es mit der Abo-Rechnung. Pro Kopf, pro Monat, pro Tool — einzeln sieht jede Position harmlos aus, und am Jahresende steht eine Summe, für die man auch eigene Infrastruktur betreiben könnte. Auffällig oft kommt der Anstoß aber gar nicht vom Geld, sondern von der Frage, wo die Daten eigentlich liegen: Projektpläne, interne Dokumentation und jede einzelne Chat-Nachricht bei US-Anbietern zu wissen, fühlt sich seit der Debatte um digitale Souveränität für viele falsch an.
Der dritte Grund zeigt sich erst beim Kündigungsversuch. Wer fünf Jahre Firmenwissen in Notion oder Confluence stecken hat, verhandelt die nächste Preiserhöhung aus einer sehr schwachen Position — und der EU Data Act hilft dabei weniger, als viele hoffen. Export-Funktionen liefern selten das, was man fünf Jahre lang hineingesteckt hat.
Was ersetzt was?
| SaaS-Tool | Open-Source-Alternative | Anmerkung |
|---|---|---|
| Microsoft Teams (Chat, Calls) | Nextcloud Talk, Matrix/Element | Talk ist naheliegend, wenn Nextcloud läuft; Matrix kann Föderation |
| Slack | Mattermost, Rocket.Chat | Mattermost fühlt sich für Slack-Umsteiger sofort vertraut an |
| Jira | OpenProject, Plane | OpenProject für klassisches PM, Plane für leichtgewichtige Boards |
| Notion / Confluence | Outline, Docmost | beide decken Wiki + Dokumentation ab, Markdown statt Datenbank-Magie |
| OneNote / Evernote | Joplin | Ende-zu-Ende-verschlüsselte Synchronisation möglich |
| TeamViewer | RustDesk | selbst gehosteter Verbindungsserver, keine Fremd-Infrastruktur |
| Miro | Excalidraw | Whiteboard im Browser, auch eingebettet in Nextcloud nutzbar |
Die Tabelle verschweigt, was zwischen den Zeilen steht, deshalb hier in Klartext: Matrix ist das mächtigste Chat-System der Liste und zugleich das anspruchsvollste im Betrieb. Ein Zwanzig-Personen-Team fährt mit Nextcloud Talk oder Mattermost fast immer besser und vermisst nichts. Und bei Videokonferenzen lohnt Skepsis gegenüber der eigenen Begeisterung: Interne Calls und Termine mit Gästen funktionieren mit Talk oder Jitsi gut — wer täglich Webinare mit hundert Teilnehmern fährt, sollte genau das vorher testen statt glauben.
Die Rechnung, die tatsächlich aufgeht
„Open Source ist kostenlos“ ist der Satz, mit dem solche Projekte scheitern. Die Lizenz kostet nichts — Server, Updates, Backups, Monitoring und die Stunde, in der jemand das Single Sign-on einrichtet, kosten Geld oder Zeit. An der Software scheitern die wenigsten Projekte, am Betrieb viele.
Die ehrliche Vergleichsrechnung lautet deshalb: Abo-Kosten aller ersetzten Tools gegen Betriebskosten der eigenen Instanzen. Wer fünf SaaS-Abos durch einen Server ersetzt, auf dem alle fünf Alternativen laufen, kommt fast immer besser weg. Wer für ein einzelnes Tool eigene Infrastruktur aufbaut, fast nie. Dazwischen liegt die Grauzone, in der sich eine gemanagte Lösung lohnt: Bei Selfhosting as a Service laufen die Werkzeuge auf Infrastruktur in der EU und jemand anderes übernimmt Updates, Backups und Monitoring — zum Beispiel wir.
Womit anfangen?
Nicht mit allem gleichzeitig. Der bewährte Einstieg ist das Werkzeug mit dem größten Schmerz. Häufig ist das das Wiki, weil Firmenwissen nicht in einem kündbaren Abo liegen sollte — manchmal der Chat, weil jede interne Nachricht bei einem US-Anbieter eine unnötige Abhängigkeit ist. Ein Werkzeug migrieren, zwei Monate im Alltag fahren, dann erst das nächste. Und wer beim Aufräumen gleich den Office-Stack mitdenken will: Für Microsoft 365 steht der Fahrplan hier.
Ihr überlegt, welche eurer SaaS-Abos sich ersetzen lassen — und welche besser bleiben, wo sie sind? Schreib mir — ihr bekommt eine ehrliche Einschätzung samt Reihenfolge, keine Ideologie.