Kurz die Antwort vorweg: Für jede Kernfunktion von Microsoft 365 gibt es eine europäische Open-Source-Alternative. Nextcloud ersetzt SharePoint und OneDrive, Mailcow übernimmt E-Mail und Groupware statt Exchange Online, Collabora Online oder OnlyOffice die Office-Web-Apps — dazu Keycloak für Logins und Vaultwarden für Passwörter. Alles läuft auf Servern in der EU und lässt sich DSGVO-konform betreiben.
Warum sich die Frage überhaupt stellt: Die deutsche Datenschutzkonferenz (DSK) kam schon vor Jahren zu dem Schluss, dass sich ein DSGVO-konformer Einsatz von Microsoft 365 nicht ohne Weiteres nachweisen lässt — und kleiner geworden ist die Sache seitdem nicht. Microsoft 365 ist trotzdem in vielen Büros gesetzt und bleibt ein Dauerstreitthema mit dem Datenschutz.
Kurzer Hinweis: Das hier ist eine Einordnung, kein Rechtsrat. Für deinen konkreten Fall lohnt sich der Blick einer Fachperson.
Worum es bei der Kritik geht
Die Kritik läuft auf drei Punkte hinaus. Telemetrie- und Diagnosedaten fließen in einem Umfang ab, der schwer vollständig zu kontrollieren ist, teils in die USA. Was genau wann verarbeitet wird, kann ein Unternehmen kaum lückenlos nachvollziehen. Und als US-Anbieter unterliegt Microsoft potenziell dem Zugriff amerikanischer Behörden. Unterm Strich liegt die Verantwortung, den Einsatz datenschutzkonform zu gestalten, bei dir — und der Nachweis ist mühsam.
Du bist nicht festgenagelt
Für praktisch jede Funktion von Microsoft 365 gibt es eine europäische oder quelloffene Alternative:
- E-Mail & Groupware: Mailcow, Open-Xchange, Mailbox.org
- Dateien & Zusammenarbeit: Nextcloud
- Dokumente: Collabora Online oder OnlyOffice
- Identitäten & Logins: Keycloak
- Passwörter: Vaultwarden
Die Zuordnung im Überblick:
| Microsoft 365 | DSGVO-freundliche Alternative | Wofür |
|---|---|---|
| Exchange Online | Mailcow | E-Mail & Groupware |
| SharePoint / OneDrive | Nextcloud | Dateien & Zusammenarbeit |
| Office-Web-Apps | Collabora Online | Dokumente |
| Entra ID / Azure AD | Keycloak | Identitäten & Logins |
| Passwörter (Browser/Autofill) | Vaultwarden | Passwort-Management |
Die laufen auf Servern in der EU, die Daten bleiben bei dir, und du zahlst nicht pro Kopf und Monat.
Den Umstieg macht trotzdem niemand an einem Wochenende, und das muss er auch nicht. Vernünftig ist der Weg in Etappen: zuerst das Sensibelste, also E-Mail und Dateien, dann der Rest — parallel, mit genug Zeit zum Üben. So bleibt der Betrieb stabil, während die Abhängigkeit sinkt. Und wer das nicht selbst stemmen will, kann sich den kompletten Betrieb als Selfhosting as a Service abnehmen lassen.
Ob diese Tools am Ende sauber laufen, entscheidet sich übrigens nicht an der Software, sondern am Betrieb — Nextcloud ist dafür das beste Beispiel. Genau dafür gibt es managed Open-Source-Hosting.
Du willst wissen, ob und wie ein Umstieg für dich sinnvoll ist? Schreib mir — ich sage dir ehrlich, was Sinn ergibt und was nicht.