Ab dem 1. Januar 2027 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen verschicken, dessen Gesamtumsatz 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Wer darunter bleibt, hat noch ein Jahr Luft, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Kleinunternehmer bleiben dauerhaft ausgenommen. Und eine PDF per Mail ist keine E-Rechnung, auch 2027 nicht.
Die Empfangsseite gilt schon seit Anfang 2025. Wie man die ohne neues Abo erfüllt, steht im Beitrag zum XRechnung-Empfang. Hier geht es um die andere Richtung: das Versenden.
Für wen gilt die Sendepflicht ab 2027?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Rechnungen im Jahr 2027 ist das 2026, also das laufende Jahr. Das Gesetz formuliert die Ausnahme: Papier oder ein anderes Format bleibt 2027 nur erlaubt, wenn der Vorjahresumsatz „nicht mehr als 800 000 Euro“ betragen hat. Die Pflicht beginnt damit oberhalb von 800.000 Euro, nicht bei genau diesem Betrag.
Wer knapp an der Grenze liegt, kennt seine Zahl für 2026 erst, wenn das Jahr vorbei ist. Ich würde in dem Fall nicht auf den Abschluss warten, sondern so planen, als wäre man drüber. Das Umstellen kostet dasselbe, nur ohne Zeitdruck im Januar.
| Zeitraum | Was gilt beim Versand |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31.12.2026 | Alle dürfen noch Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) andere elektronische Formate schicken. |
| 2027, Vorjahresumsatz über 800.000 € | Sendepflicht für E-Rechnungen. |
| 2027, Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Papier oder sonstiges Format bleibt bis 31.12.2027 erlaubt. |
| 2027, EDI-Verfahren | EDI ohne EN-16931-Format bleibt mit Zustimmung des Empfängers bis 31.12.2027 zulässig, unabhängig vom Umsatz. |
| ab 01.01.2028 | Sendepflicht für alle; die Dauer-Ausnahmen bleiben. |
Was zählt als E-Rechnung, und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 UStG). In der Praxis heißt das XRechnung oder ZUGFeRD. Laut BMF erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Eine einfache PDF hat kein strukturiertes Format und fällt damit raus.
Genau beim Profil liegt die Stolperfalle. „ZUGFeRD“ im Rechnungsprogramm angehakt heißt noch nicht, dass das richtige Profil rausgeht. Eine Datei mit Formatfehlern ist nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 6a) übrigens auch keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Das Schreiben ergänzt das erste BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320), es ersetzt es nicht.
Welche Ausnahmen bleiben dauerhaft?
Drei Fälle dürfen immer als sonstige Rechnung verschickt werden, also auch nach 2028 auf Papier oder als PDF:
- Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
Für Kleinunternehmer ein Hinweis, der gern untergeht: Senden müssen sie nicht, empfangen schon. Das BMF-Schreiben stellt klar, dass die E-Rechnungsregeln auch gelten, wenn der Empfänger Kleinunternehmer ist (Rn. 17).
Wird die Pflicht noch verschoben?
Stand September 2026: nein. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert in einem Positionspapier vom August 2026, die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz auf den 1. Januar 2028 zu schieben. Die Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen hat dieselbe Forderung erhoben. Ein Gesetzentwurf dazu ist mir nicht bekannt, und § 27 Abs. 38 UStG steht unverändert da.
Das kann sich noch ändern. Ich würde trotzdem mit dem Gesetz planen und nicht mit einer Verbandsforderung. Kommt die Verschiebung, habt ihr ein Jahr Puffer gewonnen. Kommt sie nicht, seid ihr fertig.
Was ihr bis Januar konkret tun solltet
Das eigentliche Risiko ist der Panikkauf im Dezember. Oft steckt das Nötige schon in der Software, die ihr habt (man muss nur nachsehen). Ich würde so vorgehen:
- Umsatz 2026 einschätzen. Wer knapp an der Grenze liegt, behandelt sich so, als läge er drüber.
- Das bestehende Rechnungsprogramm prüfen. Kann eure Buchhaltung oder euer ERP XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugen? Häufig ist das eine Einstellung oder ein Update und kein neues Produkt.
- Mit echten Kunden testen. Schickt ein paar Stammkunden jetzt schon eine E-Rechnung und fragt nach, ob sie sauber ankommt und verarbeitet wird. Fehler im Oktober sind billig, Fehler im Januar landen in der Buchhaltung eurer Kunden.
- Eingang und Archiv gleich mitdenken. Wer ohnehin umstellt, sollte die Empfangsseite und die GoBD-konforme Ablage im selben Zug sauber machen.
Erst wenn das bestehende Programm es nicht kann, stellt sich die Frage nach neuer Software. Dann lohnt ein nüchterner Blick, ob ein Standardprodukt reicht, ob ein Werkzeug unter eigener Kontrolle besser passt oder ob eine schlanke Anbindung an euren bestehenden Prozess der kleinere Eingriff ist. Ein Abo abzuschließen, nur weil der Januar näher rückt, ist selten die beste dieser Optionen.
Diese Einordnung ersetzt keine steuerliche Beratung. Die Umsatzgrenze und Sonderfälle klärt ihr mit eurer Steuerberatung.
Ihr wollt wissen, ob euer Rechnungsprogramm für 2027 schon reicht oder was fehlt? Schreib mir — wir prüfen euren Rechnungsausgang und bauen den kleinsten Weg zur E-Rechnung.