Kurz vorweg: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das ist Pflicht, keine Empfehlung. Aber empfangen können heißt nicht, ein neues SaaS-Abo abzuschließen. Für den Anfang reichen ein E-Mail-Postfach, ein kostenloser Viewer und ein Archiv, das den GoBD-Anforderungen genügt. Mehr braucht es erst, wenn ihr selbst E-Rechnungen verschicken müsst, und das kommt später.
Was verlangt die Pflicht wirklich?
Wichtig ist die Trennung zwischen Empfangen und Senden. Das eine gilt schon, das andere ist noch Zukunft:
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| bis 31.12.2026 | Übergangsfrist: Papier und PDF sind beim Versand noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. |
| ab 01.01.2027 | Sendepflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz. |
| ab 01.01.2028 | Sendepflicht für alle (kleine Rechnungen bis 250 € ausgenommen). |
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Rechnung per Mail ist keine E-Rechnung in diesem Sinne, auch wenn sie sich digital anfühlt.
Das heißt konkret: Schickt euch heute ein Lieferant eine XRechnung, müsst ihr sie annehmen und lesbar machen können. Wer das nicht kann, hat ein Problem, und zwar jetzt, nicht 2027.
Der Minimal-Stack ohne Abo
Ihr braucht drei Dinge, und keines davon kostet monatlich Geld:
- Ein Postfach für Rechnungen. Eine klar benannte Adresse wie
rechnung@euredomain.de, auf der E-Rechnungen landen. Habt ihr längst. - Etwas, das die Datei lesbar macht. Eine XRechnung ist technisch eine XML-Datei, für Menschen erst mal unlesbar. Ein kostenloser Viewer wie der quelloffene Quba-Viewer, der auf der XRechnung-Visualisierung der KoSIT aufsetzt, macht daraus eine normale, lesbare Rechnung. ZUGFeRD bringt die lesbare PDF gleich mit.
- Ein revisionssicheres Archiv. Die Datei muss im Originalformat aufbewahrt werden, unveränderbar und über die gesetzliche Frist auffindbar (GoBD). Das kann ein geordnetes Verzeichnis auf einem System sein, das Versionen festschreibt, oder euer bestehendes Dokumentenarchiv, wenn es das kann. Wer seine Systeme ohnehin selbst betreibt, hat den passenden Ort dafür schon.
Das ist der ganze Pflichtteil. Kein Vertrag, keine monatliche Gebühr, keine weitere Cloud, die eure Rechnungsdaten sieht.
Wann lohnt sich dann doch Software?
Ehrlich bleiben: Ab einer gewissen Menge wird das Fummelei. Wer täglich Dutzende Rechnungen bekommt oder ab 2027 selbst strukturiert versenden muss, für den lohnt sich Software, die Auslesen, Prüfen, Buchen und Archivieren verbindet. Das ist dann eine echte Prozessverbesserung und kein Bürokratie-Zwang. Ob dafür ein fertiges Produkt reicht oder eine schlanke Eigenentwicklung euren Prozess besser abbildet, entscheidet euer Rechnungsvolumen — nicht der Vertriebler.
Diese Entscheidung trefft ihr, wenn euer Volumen sie rechtfertigt, nicht, weil euch 2025 jemand ein Abo verkauft hat, das ihr für die reine Empfangspflicht nie gebraucht hättet. Erst die Pflicht sauber erfüllen, dann in Ruhe optimieren.
Unsicher, ob euer Rechnungseingang die Empfangspflicht schon erfüllt, ohne dass ihr dafür ein weiteres Abo braucht? Schreib mir — wir richten den schlanken Weg ein, der zu eurem Volumen passt.